Excel - Basis

Excel heeft vele toepassingen en vooral als je veel moet rekenen is Excel een vakkundig hulpmiddel. Maar zoals zo vaak met software gebruiken we vaak maar een klein percentage van de mogelijkheden. Eigenlijk zonde van de tijd om de functies die het nog meer kan niet te gebruiken.

Vandaar hier een uitleg over een andtal mogelijkheden.

Voor kleinere toepassingen in excel kun je natuurlijk zo beginnen om data in een map te zetten en hiermee aan de slag te gaan. Bij eenmalig gebruik is het model minder belangrijk als wanneer het vaker wordt gebruikt. Bij een model wat vaker wordt gebruikt en / of door anderen wordt gebruikt dan is het verstandig om toch eerst na te denken over het model en de presentatie.

Waarom een model?

1. als iemand anders met het model moet werken, is een logische indeling vereist.
2. als je achteraf formules en links moet wijzigen dat is dit veel werk
3. als je achteraf formules en links moet wijzigen dan is er een grotere kans op fouten

Wat zijn de variabelen?

De aspecten waar we rekening mee moeten houden:
1. Is er sprake van invoer van gegevens?
2. Is er sprake van berekeningen met de gegevens?
3. Maken we gebruik van tabellen?
4. Is er sprake van uitvoer van gegevens?


Probeer bij het model één afgebakend gedeelte van het werkblad te maken waar de gegevens worden invoert om het daarna in één gedeelte van het werkblad te bewerken om het vervolgens weer in één gedeelte uit te voeren. Hieronder een paar grafische voorbeelden van een model.

Zelf maak ik vaak wel grotere modellen en dan gebruik ik eigenlijk bij voorkeur een apart tabblad voor de invoer. Een apart tabblad voor de tabellen. Een apart tabblad voor berekeningen en een apart tabblad voor de uitvoer.

Hier een weergave van een vertikaal model. Je voert de gegevens in, daaronder maak je berekeningen, welke gebaseerd worden op gegevens uit tabellen.
Hier een weergave van een horizontaal model. Je voert de gegevens in, daarnaast maak je berekeningen, welke gebaseerd worden op gegevens uit tabellen die daar weer naast staan.
Hier een weergave van een diagonaal model. Dit is meer geschikt voor dynamische modellen. Je voert de gegevens in, schuin daaronder maak je berekeningen, welke gebaseerd worden op gegevens uit tabellen die daar weer schuin onder staan. In dit model als je kolommen of rijen toevoegd of verwijderd dan heeft het niet meteen impact op de andere taken.
Hier een voorbeeld van een vertikaal model. Links boven in vul je in artikelen, aantallen en de klant. Daaronder bereken je het bedrag door in de tabel er onder de prijs per eenheid op te zoeken en te vermenigvuldigen met het aantal. Ook zoek je de naam en plaats op door middel van het ingevoerde klantnummer. Daarna voer je het uit naar een factuur deel, met klant naam, artikelen en bedragen.